Программа документооборот

Программа документооборот предоставляет возможность автоматизировать исполнение бизнес-процессов и сделать безопасный и удобный электронный архив документов, что позволит поддерживать безукоризненный порядок в документах, минимизировать риск потери документов при работе с ними и значительно сократить трудозатраты.

Современный российский рынок наводнен массой различных программ, специализированных для автоматизации документооборота. Несмотря на их сравнительно невысокую стоимость, неудачный выбор программы в лучшем случае чреват бесполезной тратой времени, а в худшем – утратой важного документа.

По техническому принципу программа документооборот – это хранилище документов, поэтому она может быть оценена по следующим характеристикам:

1. Функция поиска. Эта функция есть практически в каждой программе, но построена она по-разному. Простейшие системы документооборота способны находить лишь простое совпадение текстовой строки, а более продвинутые программы могут обрабатывать сложные запросы с учетом морфологии и осуществлять поиск по неполному содержанию фразы.
2. Карточка документа – это система, которая позволяет упорядочить документы. Карточка документа описывает его содержание по атрибутам (определенным заданным параметрам): автор, дата создания, тип документа и т.д.
3. Система безопасности. Одним из основных требований к программам документооборота является строгая конфиденциальность документов, которые попали в систему.
4. Маршруты движения документов. В программе должна быть функция отчетности, которая позволяет просмотреть все активные задания, причем из них должны быть отдельно выделены задания уже выполненные, просроченные и те, которые находятся на стадии выполнения.
5. Сканирование и распознавание – эта функция позволяет быстро организовать обработку входящих документов, что особенно важно для компаний, которые имеют большое количество входящих документов.
6. Автоматическая рассылка уведомлений. В ходе работы с документами меняется их содержание и, соответственно, содержание карточек документов, поэтому желательно, чтобы программа документооборота рассылала уведомления пользователям в случае изменения интересующих их документов.
7. Хранение нескольких версий. Эта функция позволяет просмотреть все этапы изменения документа, так как разные пользователи могут работать с одним и тем же документом.
8. Удобный интерфейс, который облегчит использование программы.